Politica de confidențialitate și termeni de utilizare

Prelucrarea datelor personale

NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Pentru NOVOMED CLINIC protecția datelor personale este foarte importantă. De aceea, acordăm o importanță deosebită datelor dumneavoastră. Prelucrarea datelor se face în condiții de legalitate, echitate și transparență, cu asigurarea securității adecvate a datelor, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale.

Scopul prezentei Note de informare îl reprezintă explicarea modului în care ne asigurăm că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în mod legal în baza Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor sau GDPR).

Despre noi

NOVOMED CLINIC urmărește să ofere toate condițiile necesare pentru ca pacientul să trateze cu succes afecțiunile de care suferă. În acest sens, în cadrul acesteia, specialiștii de diverse specialități medicale s-au reunit într-o echipa multidisciplinară care se rotește în jurul pacientului astfel încât să aibă o perspectivă completă a necesităților de tratament.

Denumirea: BEST HEALTHCARE SYSTEM S.R.L. (NOVOMED CLINIC)

Sediul social: Str. Soveja nr. 78, bl. FT3, sc. A, parter, ap. 1, Constanța

Cod unic de înregistrare fiscală: 38945184

Număr de ordine în Registrul Comerțului: J2018000506130

Telefon: 0724 00 77 99

E-mail: office@novomed.ro

Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor:

Adresa de corespondență: Str. Soveja nr. 78, bl. FT3, sc. A, parter, ap. 1, Constanța

E-mail: office@novomed.ro

Datele cu caracter personal prelucrate de NOVOMED CLINIC

• Informații generale: nume, prenume, adresa de domiciliu, e-mail, telefon, data nașterii, vârstă, cetățenie, CNP, loc de muncă, certificat de naștere, informații din actul de identitate, semnătura, naționalitate, sex, date membri de familie;
• Date de contact: număr de telefon, adresa de e-mail, adresa de domiciliu sau reședință;
• Date medicale necesare pentru analiză și tratament: istoricul medical (antecedentele medicale ale pacientului, inclusiv afecțiuni anterioare, intervenții chirurgicale, accidente sau traume, alergii la medicamente și alte informații relevante); rezultatele testelor și investigațiilor (rezultatele analizelor de sânge, urină, imagistice – radiografii, ecografii, tomografii computerizate etc., electrocardiograme, rezultate de biopsie și alte teste medicale relevante); diagnosticul (informațiile referitoare la diagnosticul medical, inclusiv descrierea afecțiunii, gravitatea și posibilele complicații); tratamentul (informații despre medicația prescrisă, dozele și frecvența administrării, intervențiile chirurgicale efectuate, terapiile fizice sau de reabilitare și alte tratamente recomandate); note de consult (înregistrări detaliate ale consultului medical, care pot include simptomele raportate de pacient, observațiile medicului, evaluarea clinică și recomandările); informații despre asigurare (detalii referitoare la asigurarea medicală a pacientului, cum ar fi numărul poliței, tipul de acoperire și alte informații relevante); date de contact de urgență (informații despre persoanele de contact în caz de urgență, cum ar fi numele, relația cu pacientul și numărul de telefon);
• Date privind procesul de recrutare: CV, carnet de munca (după caz), nivelul și specializarea studiilor impuse de cerințele postului; documente de suport care includ și date cum ar fi cazierul judiciar, caracterizarea de la ultimul loc de muncă (după caz), certificatul de examinare psihologică (după caz);
• Date de facturare și plăți: adresa de facturare; numărul contului bancar; numărul cardului bancar; numele și prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar; data de la care cardul bancar este valabil; data expirării cardului bancar

Temeiurile juridice ale prelucrării datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate doar atunci când există un temei juridic stabilit de legislația națională sau europeană. Prelucrarea de categorii speciale de date cu caracter personal, cum ar fi datele privind sănătatea, vor fi prelucrate atunci când:

• persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
• prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale, în măsura în care acest lucru este autorizat de dreptul Uniunii sau de dreptul intern ori de un acord colectiv de muncă încheiat în temeiul dreptului intern care prevede garanții adecvate pentru drepturile fundamentale și interesele persoanei vizate;
• prelucrarea este necesară pentru protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale unei alte persoane fizice, atunci când persoana vizată se află în incapacitate fizică sau juridică de a-și da consimțământul;
• prelucrarea se referă la date cu caracter personal care sunt făcute publice în mod manifest de către persoana vizată;
• prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• prelucrarea este necesară din motive de interes public major, în baza dreptului Uniunii sau a dreptului intern, care este proporțional cu obiectivul urmărit, respectă esența dreptului la protecția datelor și prevede măsuri corespunzătoare și specifice pentru protejarea drepturilor fundamentale și a intereselor persoanei vizate;
• prelucrarea este necesară în scopuri legate de medicina preventivă sau a muncii, de evaluarea capacității de muncă a angajatului, de stabilirea unui diagnostic medical, de furnizarea de asistență medicală sau socială sau a unui tratament medical sau de gestionarea sistemelor și serviciilor de sănătate sau de asistență socială, în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sau în temeiul unui contract încheiat cu un cadru medical;
• prelucrarea este necesară din motive de interes public în domeniul sănătății publice, cum ar fi protecția împotriva amenințărilor transfrontaliere grave la adresa sănătății sau asigurarea de standarde ridicate de calitate și siguranță a asistenței medicale și a medicamentelor sau a dispozitivelor medicale, în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern, care prevede măsuri adecvate și specifice pentru protejarea drepturilor și libertăților persoanei vizate, în special a secretului profesional;
• prelucrarea este necesară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în baza dreptului Uniunii sau a dreptului intern, care este proporțional cu obiectivul urmărit, respectă esența dreptului la protecția datelor și prevede măsuri corespunzătoare și specifice pentru protejarea drepturilor fundamentale și a intereselor persoanei vizate.

Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

NOVOMED CLINIC asigură confidențialitatea datelor cu caracter personal prelucrate în conformitate cu acordul exprimat de persoană vizată și conform prevederilor legale. Accesul la informațiile tratate drept confidențiale va fi limitat la acele persoane, care prin natură activității desfășurate, este necesar să ia cunoștință de aceste informații în scopul ducerii la îndeplinire a scopului, raporturilor juridice născute în relație cu NOVOMED CLINIC. Aceste persoane sunt ținute să respecte caracterul confidențial al acestor informații, asumându-și la rândul lor obligația de a asigura și păstra confidențialitatea acestor date și informații și de a le prelucra în conformitate cu cerințele legale. NOVOMED CLINIC va respectă dispozițiile legale aplicabile domeniului de activitate, inclusiv ale Legii nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății în ceea ce privește perioada de stocare a datelor cu caracter personal.

• Datele care sunt necesare în scopuri legate de serviciile medicale vor fi stocate pe durata contractului de prestări servicii medicale, respectiv pe perioada de timp necesară în vederea îndeplinirii obligațiilor legale prevăzute de legislația aplicabilă inclusiv ale Legii nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății.
• Datele legate de plăti/facturare vor fi stocate pe o perioadă de 10 ani, conform Legii nr. 82/1991 privind contabilitatea;
• Datele privind supravegherea video pentru asigurarea securității bunurilor și persoanelor, respectiv a înregistrării apelurilor telefonice se vor stoca pe o perioada de 30 de zile calendaristice, respectiv în conformitate cu temeiurile prevăzute de legislația în vigoare;
• Datele înregistrării apelurilor telefonice se vor stoca pe o perioada de 6 luni, respectiv în conformitate cu temeiurile prevăzute de legislația în vigoare, iar documentele încărcate pe site vor fi stocate pentru un termen de 30 de zile, ulterior acestui termen documentele vor fi șterse automat;
• Datele privind procesul de recrutare vor fi păstrate pe o perioada de 6 luni de la încheierea procesului de recrutare/selecție;
• Prelucrarea datelor în scop de marketing va avea loc pe durata relației contractuale cu NOVOMED CLINIC, precum și după încetarea acesteia. În situația în care persoană vizată își retrage consimțământul de marketing direct, datele nu vor mai fi prelucrate în acest scop, din momentul retragerii consimțământului.
• De asemenea, datele persoanei vizate pot fi prelucrate și pe durata existenței unei obligații legale pentru păstrarea datelor, respectiv pe durata de existența a unui alt temei justificativ legal, în conformitate cu exigențele art. 6 din Regulamentul General UE privind protecția datelor.

Datele prelucrate prin intermediul site-ului www.novomed.ro

Formularul de programare. Când completați formularul de pe site, prelucrăm datele introduse (nume, telefon, e-mail, data dorită, specialitatea și medicul ales) pentru a vă contacta și a stabili programarea. Temeiul este cererea dumneavoastră, adică demersurile făcute la solicitarea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR), și consimțământul exprimat prin bifarea căsuței din formular, pentru informațiile care pot privi starea de sănătate (art. 9 alin. (2) lit. a) din GDPR). Păstrăm aceste date cât este necesar pentru a vă răspunde și a organiza programarea; dacă deveniți pacient, ele intră în dosarul medical și se păstrează conform perioadelor de mai sus.

Apeluri telefonice și WhatsApp. Dacă ne sunați sau ne scrieți pe WhatsApp din site, folosim numărul de telefon și informațiile pe care ni le comunicați pentru a vă răspunde și a vă programa. Conversațiile pe WhatsApp trec prin serviciul WhatsApp, operat pentru Europa de WhatsApp Ireland Limited, care aplică propria politică de confidențialitate. Pentru vizitatorii care ajung pe site dintr-o reclamă Google, numărul afișat poate fi înlocuit automat cu un număr de redirecționare Google, ca să putem afla câte apeluri vin din reclame. Google ne raportează date despre apel (data, ora, durata și prefixul zonal), nu conținutul convorbirii.

Asistentul virtual „Ana”. Asistentul a fost dezvoltat special pentru NOVOMED CLINIC și răspunde pe baza informațiilor publicate pe acest site. Mesajele pe care le scrieți în fereastra de chat sunt prelucrate de NOVOMED CLINIC, ca operator, doar pentru a vă răspunde la întrebări. Ele trec prin serverul pe care rulează asistentul (n8n.cyberfield.ro), administrat în numele nostru de un colaborator IT. Browserul păstrează un identificator al conversației (în memoria locală, sub numele „n8n-chat/sessionId”), ca să puteți continua discuția. Vă rugăm să nu scrieți în chat date medicale, codul numeric personal sau alte date sensibile. Pentru o consultație, sunați la 0724 00 77 99.

Statistici și măsurarea reclamelor. Folosim Google Analytics 4 și Google Tag Manager pentru a afla, agregat, cum este folosit site-ul: paginile vizitate, durata vizitei, tipul dispozitivului, orașul aproximativ și sursa vizitei, precum și apăsările pe telefon, pe WhatsApp și trimiterea formularului, fără conținutul acestora. Folosim Google Ads pentru a măsura eficiența reclamelor, de exemplu dacă un clic pe o reclamă a fost urmat de un apel sau de o programare. Aceste servicii sunt furnizate de Google Ireland Limited. Temeiul este consimțământul dumneavoastră, pe care îl dați sau îl refuzați în bannerul de cookie-uri și îl puteți retrage oricând (vezi politica de cookie-uri).

Harta de pe pagina de contact. Pagina de contact afișează o hartă Google Maps (Google Ireland Limited). Când harta se încarcă, Google primește adresa IP și date tehnice despre browser.

Găzduire și securitate. Serverul pe care este găzduit site-ul înregistrează automat date tehnice (adresa IP, data și ora, pagina accesată, tipul browserului), pentru funcționarea și securitatea site-ului. Temeiul este interesul nostru legitim de a menține site-ul sigur (art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR).

Politica de cookie-uri

Cookie-urile sunt fișiere mici pe care un site le salvează în browserul dumneavoastră. Site-ul www.novomed.ro folosește:

• Cookie-uri strict necesare: cookieyes-consent (CookieYes), care păstrează alegerea făcută în bannerul de cookie-uri, timp de 1 an. Acestea nu necesită acordul dumneavoastră.
• Cookie-uri de analiză: _ga și _ga_* (Google Analytics), care deosebesc vizitatorii și sesiunile, timp de până la 2 ani.
• Cookie-uri de marketing: _gcl_au (Google Ads), care măsoară conversiile din reclame, timp de 3 luni, precum și cookie-uri stabilite de Google pe propriile domenii (de exemplu doubleclick.net), pentru măsurarea reclamelor.
• Memorie locală a browserului: n8n-chat/sessionId (asistentul virtual), care păstrează conversația curentă.

Cookie-urile de analiză și de marketing se folosesc pe baza consimțământului dumneavoastră. La prima vizită, bannerul de cookie-uri vă permite să le acceptați, să le refuzați sau să alegeți pe categorii. Puteți schimba oricând alegerea din butonul de cookie-uri din colțul din stânga jos al ecranului sau ștergând cookie-urile din setările browserului. Despre modul în care Google folosește aceste date: policies.google.com/technologies/partner-sites.

Drepturile dumneavoastră

• Dreptul de acces: Aveți dreptul de a obține din partea NOVOMED CLINIC o confirmare că prelucrează sau nu datele dumneavoastră cu caracter personal iar în caz afirmativ, acces la datele respective și la anumite informații stabilite de Regulament.
• Dreptul la rectificarea datelor: Aveți dreptul de a obține din partea NOVOMED CLINIC rectificarea datelor cu caracter personal inexacte. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, aveți dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.
• Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”): Cunoscut în special ca „dreptul de a fi uitat“, acesta se bazează pe principiul de a garanta oricărui individ libertatea de a face ce vrea cu datele sale personale, inclusiv de a le șterge, dacă nu există un motiv convingător sau special pentru continuarea procesării și stocării acestora.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: Restricționarea prelucrării înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora.
• Dreptul la portabilitatea datelor: Scopul acestui drept este de a vă oferi posibilitatea efectivă de a avea mai mult control asupra datelor cu caracter personal. Dreptul de portabilitate a datelor se aplică numai în cazul în care: datele sunt procesate prin mijloace automate; persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrare; prelucrarea este necesară pentru a îndeplini condițiile stipulate printr-un contract.
• Dreptul de opoziție: Aveți dreptul de a vă opune atunci când prelucrarea datelor personale se face în scopuri de marketing direct; pentru realizarea de profiluri; prin mijloace automate; sau în scopuri științifice sau istorice.
• Dreptul de a nu fi supus unor decizii automatizate, inclusiv profilarea: Pentru a asigura conformitatea cu acest drept, NOVOMED CLINIC va identifica în permanență dacă oricare dintre operațiunile procesare include un proces automat de luare a deciziilor și va actualiza procedurile în consecință pentru a răspunde cerințelor GDPR.
• Dreptului de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia în anumite condiții expres prevăzute de legislația națională și europeană precum șidreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere.

Pentru a vă exercita oricare dintre drepturi menționate mai sus pentru sau pentru a transmite orice fel de întrebare sau nelămurire privind aspectele menționate în prezenta notă de informare, vă puteți adresa folosind datele de contact menționate la începutul acestui document.

Dreptul de a depune o plângere. Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legea, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București; telefon +40 318 059 211 sau +40 318 059 212; e-mail anspdcp@dataprotection.ro; www.dataprotection.ro.

Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt prelucrate, în principal, de NOVOMED CLINIC, însă în anumite situații punctuale se va apela la parteneri externi. Prelucrarea datelor cu caracter personal de către partenerii externi ai NOVOMED CLINIC se va face doar dacă aceștia oferă garanții suficiente pentru punerea în aplicare a unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, astfel încât prelucrarea să respecte cerințele prevăzute în Regulament și să asigure protecția drepturilor persoanei vizate.

• Medici colaboratori: Relația cu medicii colaboratori care prestează servicii pentru NOVOMED CLINIC este strict reglementată în materia protecției datelor cu caracter personal, astfel încât să fie respectate toate obligațiile legale privind confidențialitatea datelor pacienților.
• Asigurători români sau străini: În cazul unor servicii medicale, acestea vor putea fi decontate integral sau parțial de către statul român, asigurători, sau suportate de asigurat. Vom folosi date cu caracter personal pentru îndeplinirea formalităților legale în raporturile cu aceștia și vom respecta toate dispozițiile și reglementările legale în materie.
• Instituții publice și autorități publice: Casa Națională de Asigurări de Sănătate, Ministerul Sănătății, Institutul National de Sănătate Publică sau altele. Prelucrarea datelor cu caracter personal în aceste cazuri se va face pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice și în baza unor reglementări legale speciale.
• Auditori, avocați sau alți consultanți externi: Prelucrarea datelor de către aceste categorii profesionale se va face doar cu respectarea strică a secretului profesional și a confidențialității datelor cu caracter personal.
• Furnizori de aplicații sau servicii medicale: Pentru analizele medicale, NOVOMED CLINIC colaborează cu anumite laboratoarele medicale. În relația contractuală cu aceștia, ne asigurăm constant că oferă garanții suficiente astfel încât prelucrarea să respecte toate exigențele în materia protecției datelor cu caracter personal.
• Furnizori de servicii IT și online: furnizorul de găzduire a site-ului, Google (Analytics, Tag Manager, Ads, Maps), CookieYes (gestionarea acordului pentru cookie-uri), furnizorul platformei asistentului virtual (n8n.cyberfield.ro) și, dacă ne contactați pe WhatsApp, WhatsApp Ireland Limited. Aceștia primesc doar datele necesare serviciului respectiv.

Transferul datelor

În afara situațiilor de mai jos, NOVOMED CLINIC nu transferă date cu caracter personal către o țară din afara Spațiului Economic European sau către o organizație internațională. Serviciile Google folosite pe site (Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google Maps) pot transfera date tehnice despre vizită, cum ar fi identificatori online și adresa IP, către Google LLC, în Statele Unite ale Americii. Aceste transferuri se fac pe baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE-SUA pentru protecția datelor (EU-U.S. Data Privacy Framework), la care Google LLC este certificată, și, după caz, pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

Refuzul de a ne furniza datele

NOVOMED CLINIC va prelucra datelor cu caracter personal doar în condiții de legalitate, respectând cu strictețe principiile legate de prelucrarea datelor cu caracter personal stabilite de legislația națională și europeană. Nu aveți obligația de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal însă refuzul acestuia va conduce la imposibilitatea accesării serviciilor noastre medicale.

Inexistența unui proces decizional automatizat

Datele cu caracter personal precum și oricare dintre operațiunile de procesare din cadrul NOVOMED CLINIC nu include un proces decizional bazat exclusiv pe prelucrarea automată a datelor, inclusiv crearea de profiluri.

Modificarea Notei de informare

Deoarece NOVOMED CLINIC se preocupă constant conformării cu cerințele privind protecția datelor personale această Notă se poate modifica și actualiza oricând. De aceea, vă rugăm să reveniți pe această pagină de fiecare dată când utilizați serviciile noastre.